Нумерация документов

Как работает нумерация, префикс, суффикс документов

Номер документу присваивается автоматически и зависит от трех параметров:

• Тип документа

• Предыдущий номер документа

• Реквизиты, от которых документ выставляется

Как присваивается номер

Система определяет тип документа и к следующему наибольшему номеру документа с данным типом добавляет единицу.

Например, у вас выписаны счета и наибольший номер 1839, при создании следующего счета ему будет присвоен номер 1840.

Зависимость от реквизитов

Вы можете выписывать документы от нескольких реквизитов или компаний. У каждого из которых будет своя нумерация. Для каждого типа документов / для каждой компании работает сквозная нумерация.

Где находится настройка ваших реквизитов или как добавить несколько реквизитов вашей компании, логотип, печать и прочее - ссылка здесь

Например:

У вас 2 юридических лица от которых вы выписываете документы. ООО Ромашка основные реквизиты (по умолчанию) и ООО Василек как дополнительная.

У вас Счет 1957 от ООО "Ромашка"

И есть Счет 237 от ООО "Василек"

Вы добавляете новый Счет ему присваивается номер 1958, но при изменении реквизитов на ООО "Василек" - номер сменится на 238

Префиксы/ Суффиксы

При создании шаблона документов вы можете:

• настроить печатную форму документа просто с порядковым номером

• или номер с префиксом

• или номер с суффиксом

• или номер и с префиксом и с суффиксом

Например это будет выглядеть так: ЛИЦЕНЗИОННЫЙ ДОГОВОР № FO-2647/Cloud

Где:

FO - обозначение префикса

/Cloud обозначение суффикса

Не рекомендуем использовать в поле суффикс для обозначения текущего года. Например если вы хотите сделать документ: FO-2647/2021. Не ставьте суффикс 2021 (оставьте это поле пустым)

Для цифрового обозначения год - лучше всего использовать тег year_doc_tag прямо внутри самого шаблона документа

Это позволит вам на следующий год не создавать новый шаблон документа с новым суффиксом, просто ничего не меняя продолжайте работу. Год сменится автоматически

Если вы решили не следовать нашей рекомендации 🐵и через год внесете изменения в суффикс в настройках, стоит знать, что во всех предыдущих документах за предыдущие года тоже изменятся суффикс 💥упс